Berita Akademik

Pada kesempatan opening meeting audit SNI ISO 9001: 2015 pada tahun 2023, pagi hari ini (20 Februari 2023) Dr Risdiyanto, ST MT selaku Rektor Universitas Janabadra berkenan memberikan kata sambutan. “Kita (Red. Universitas Janabadra) akan mengikuti proses reakreditasi ISO. Kami mohonkan kepada tim untuk dapat mereakreditasi kembali ISO semoga memenuhi persyaratan, kalaupun ada kurang-kurangnya akan kami upayakan untuk dapat dipenuhi. Menurut pemahaman kami ISO sangat penting untuk proses rekareditasi baik akreditasi nasional maupun internasional. Tidak sekedar untuk keperluan labeling ISO, tetapi kami memang sedang berbenah menata tata kelola, bagaimana apa yang kami lakukan itu tercatat dan apa yang tercatat itu kami laksanakan” demikian ucap rektor.

“Hari ini kami (Heru Subroto dan Tri Wahyu Benny) tim auditor ISO kembali ditugaskan untuk melakukan audit di Universitas Janabadra. Sekilas sudah ada perubahan signifikan dibandingkan beberapa tahun yang lalu, beberapa bagian kampus baik bagian depan maupun bagian dalam sudah tampak mengkilap” demikian ucap Heru pada acara opening meeting. Lebih lanjut, disampaikan penjelasan terkait ISO 9001: 2015 sebelum dilakukan proses audit kepada para auditee. Apa hakekat dari pada sebuah organisasi melakukan ISO? Dikiranya ketika sudah mendapat sertifikat ISO selesai, bukan demikian. Sertifikat itu seperti meterai dari sebuah perjanjian. Janjinya apa pada pelanggan? Ketika bapak ibu ingin memberikan kepuasan kepada pelanggan, maka bapak ibu harus berusaha untuk selalu menjaga atau bahkan meningkatkan kualitas. Jika janji yang telah kita sampaikan tidak dirasakan oleh pelanggan maka sertifikat ISO hanyalah sekedar label semata. ISO merupakan sebuah alat untuk mencapai tujuan. Pertanyaan selanjutnya adalah apa tujuan diselenggarakan ISO di Universitas Janabadra? Tujuan ISO ini adalah Universitas Janabadra meningkat terus, baik meningkat dalam jumlah mahasiswa, akreditasi, serta kualitas secara umum meningkat semakin baik. Ketika semua indikasi yang baik-baik itu meningkat berarti ISO itu ada manfaatnya, jangan sampai ISO hanya merupakan kegiatan mendokumentasikan dokumen saja. Pemahaman arti penting ISO harus dipahami oleh seluruh aras perguruan tinggi. Untuk itu membutuhkan komitmen bersama antara pak rektor, bapak ibu wakil rektor, dekan hingga seluruh unit pelaksana teknis dalam menyelenggarakan tugas dan fungsinya di masing-masing lini. Itulah tugas pak rektor untuk menginternalisasi semua jajarannya untuk memiliki komitmen yang sama terhadap mutu penyelenggaraan program pendidikan bagi pelanggan.

Tujuan ISO: 1) Melihat apakah audit internal sudah ditindaklanjuti belum? Sistem penjaminan mutu itu akan ditandai dengan adanya audit internal. Suatu organisasi ketika tidak ada melakukan audit internal, maka itu sudah termasuk force major. Apakah itu sistem penjaminan mutu (SPMI) maupun audit mutu perlu melakukan audit internal. Lalu, Ketika ada temuan dalam audit internal, bukan persoalan berapa banyak temuan, tetapi yang penting adalah apakah sudah ada tindak lanjut terhadap temuan tersebut. Untuk itu kami tim auditor ISO akan memverifikasi kepada bapak ibu para pemangku kepentingan di unit masing-masing. 2) Kami menilai penerapan system manajemen apakah sesuai dengan ISO dan standar yang ditetapkan oleh Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan, serta apakah sesuai dengan peraturan Yayasan. Semua peraturan yang mengatur tentang penyelenggaraan / penerapan manajemen tidak boleh dilanggar. 3) Apakah isu-isu eksternal maupun internal sudah diidentifikasi? Hasil dari identifikasi tersebut mana yang menjadi resiko dan mana yang menjadi peluang, selanjutnya diambillah suatu Tindakan untuk mengatsi resiko supaya sasaran mutu / target yang telah dirumuskan itu dapat tercapai. 4) Apakah proses kerja manajemen yang bapak ibu lakukan sudah sesuai dengan SOP? Dan yang terakhir kami tim auditor melakukan analisis keefektifan manajemen yang bapak ibu lakukan mulai dari yang pertama hingga yang keempat tersebut diatas. Jika semua proses itu dilakukan dengan baik maka dapat dikatakan bahwa ISO berjalan efektif dan demikian sebaliknya jika dilakukan dengan sembarangan maka ISO tidak efektif dan organisasi tidak akan bisa meraih target.

Proses audit ISO diagendakan berlangsung selama 2 hari tanggal 20-22 Februari 2023. Tim audit melakukan audit sesuai skedul yang telah disiapkan BPM, diawali hari ini dari jajaran pimpinan para wakil rektor dan dilanjutkan ke pimpinan fakultas serta program studi serta seluruh lembaga/badan/unit/biro. Proses audit dilakukan dengan metoda sampling dengan mengunjungi masing-masing lembaga/badan/unit/biro yang dituju sebagai objek audit. Besok sore, dijadwalkan proses audit selesai ditutup dengan closhing meeting dengan penyampaian hasil. Selamat menjalankan proses audit kepada segenap tim auditor dan seluruh lembaga/badan/unit/biro yang telah mempersiapkan diri menjadi auditee.

Penulis: Tresno S / Humas Kerjasama dan KUI - UJB